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湖北省教育厅加强普通高等教育学籍学历管理工作的通知

湖北省教育厅关于进一步加强普通高等教育学籍学历管理工作的

 

鄂教学20097   

 2009-11-13

 

普通高等学校、研究生培养单位:

现将教育部高校学生司《关于核实普通高等学校重名重身份证号在校生学籍的通知》(教学司〔200919号)和《关于加强普通高等教育学生学籍电子注册工作的通知》(教学司〔200924号)转发给你们,并就做好2009年普通高等教育新生学籍和在校生学年电子注册、加强学籍学历管理工作提出如下要求,请一并认真贯彻执行(以下工作除特别注明外均含研究生在内):

一、高度重视,加强领导

2009年起,普通高等教育学籍注册、学年注册的范围扩大到研究生,增加了新生电子图像核对、专升本新生专科资格核查、重姓名重身份证号新生和在校生核查等内容,注册审核范围扩大,要求更加严格。各高校要从规范办学行为、维护国家学籍学历政策严肃性、维护学校及社会稳定的高度重视此项工作。要按照学籍注册“一个不能多、一个不能少、一个不能错”的要求,针对教育部的新要求进行专题研究,把工作职责落实到校领导、职能部门和个人。学籍学历分属不同部门管理的,要加强组织协调,明确分工。要针对新要求和工作量的变化,加大经费投入,加派责任心强、业务素质高的同志负责学籍学历管理工作,保持人员的相对稳定,保障专门的工作场地和足够性能的软硬件工作设备。

二、严禁接收非本校录取学生借读,切实规范转学工作

各高校要深入学习、贯彻执行《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第21号)、《省教育厅关于严禁高等学校接收非本校录取学生借读的通知》(鄂教学200817号)和《省教育厅关于进一步规范普通高等学校学生转学工作的意见》(鄂教学200818号)精神,认真做好学籍学历管理工作。

严禁接收未经省级招生部门录取和非本校录取的学生报到入学,严禁接收未经省级教育行政部门确认转学的学生到校就读。对有令不行、有禁不止、违反规定接收学生借读的,一律视为严重违规办学行为,一经发现,我厅将严肃查处。

各高校要进一步明确学生转学工作职责和审查流程,实行学校领导负责制、工作责任制和责任追究制。学校党政主要领导要履行好第一责任人的职责,把进一步规范高校学生转学作为规范办学行为、加强党风廉政建设、维护教育公平公正的重要工作来抓。要坚持转学工作集体领导制度,要按照“谁主管、谁负责”、“谁批准,谁负责”的原则,把工作职责落实到校领导、职能部门和个人。凡不按教育部和省教育厅相关规定审核把关,违规审批学生转学或提供虚假材料的高校,省教育厅将停止其办理转学手续工作,并向全省通报。造成严重后果的,除对学校采取联动处罚措施外,还将追究学校领导和相关人员的责任。

三、认真做好新生学籍电子注册工作

1、严格进行新生入学资格复查

各高校要按照教育部通知要求,对2009级新生进行入学资格复查,复查合格方可进行新生学籍电子注册。办理新生学籍电子注册的对象,必须是经省级招生部门正式录取并报到入学的学生。

2009级新生学籍电子注册开始,高校必须对报到新生与高考报名时由生源地省级招生部门采集的考生图像信息认真比对,确认无误后方予注册。

教育部学籍学历管理平台对新生学籍注册设置了同姓名同身份证号的限制,注册的新生与全国高校在校生同层次数据库中同姓名同身份证号者,学籍电子注册后,由学校查明原因,与对方高校取得联系并确认,在在校生重名重身份证号清查中如实标注。

普通高校专升本新生学籍电子注册时,各高校要严格审核专科入学资格和选升资格,教育部将通过平台的当年普通专科学历数据库对专升本新生数据进行复核。

2、认真做好学籍注册

新生学籍电子注册以在平台上下载的录取数据为准进行,原则上不得进行信息变更,信息变更应在在校生学籍管理阶段进行。对网上没有录取信息的学生,学校应及时与学生生源所在地省级招生部门联系,由生源所在地省级招生部门将录取信息及时补报教育部。

2009年在校生数据库新增专业代码、录取类型、预计毕业年份三个字段。各高校要按照教育部规定的最新数据库结构及数据规范制作注册数据,数据内容应该完备、真实、准确,身份证号等关键信息不得缺失。对放弃入学资格、取消入学资格、保留入学资格的学生,在学籍注册时应据实标注,坚决杜绝不核实学生实际报到情况就全部注册学籍的做法。

3、做好特殊类型办学形式2009级新生学籍注册工作

我省定于200911220日进行特殊类别办学形式2009级新生学籍注册审核工作(时间安排见附件3)。注册对象为2009年考取3+2专升本的学生、2006年考取五年一贯制和三二分段制高职的学生、港澳台本专科生及研究生。各高校应在规定时间到我厅办理特殊类型办学形式新生学籍电子注册审核手续。注册时携带注册数据、以学校名义报送的注册报告、录取名册或审批件原件和复印件、《普通高等学校特殊类型办学形式新生学籍注册统计表》(附件4), 录取册或审批件复印件需加盖高校档案部门或学籍管理部门印章,交我厅高校学生处留存。

四、认真做好学年电子注册工作

1、严格复核同姓名同身份证号在校生学籍

各高校要根据教育部通知要求,对平台上公布的同姓名同身份证号在校本专科生数据进行复核,认真核查疑似冒名顶替在校生,并将复核结果在平台标注,未通过复核不得进行学年电子注册和学历证书电子注册。各高校要严肃对待重名重身份证号复核,标注错误将直接导致重名重身份证号的所有关联数据无法进行学年注册和学历注册。已经发生了标注错误的高校,应及时将标注错误情况报告我厅,并做好相关学生及高校的解释说明工作,我厅汇总后专题报告教育部进行更正。

2、严格进行在校生学籍清查

各高校要组织在校生到中国高等教育信息网查询并核对自己的学籍信息,对学籍库进行彻底清查,并与录取数据进行核对,确保每一名在校生都唯一对应一条学籍数据,每一条学籍数据都唯一对应一名在校生;确保学籍数据与在校生实际信息完全一致;确保学籍数据与录取数据的考生号、姓名、身份证号、层次、院校名称、院校代码等关键信息完全一致。学籍数据与录取数据关键信息不一致且未经过我厅审核备案的,应当由高校明确审核结论并报我厅审核备案修改,否则相关数据将不予学历注册审核。

3、严格进行学籍信息变更的审核

高校应当按照教育部规定对学籍信息变更进行严格审核,按“谁修改,谁负责”的原则和规定程序进行修改,确保信息变更真实准确,维护学籍注册制度的严肃性。修改姓名、身份证号、层次等属于我厅审核项目的,高校应当报送学籍信息修改报告,并在报告中明确高校的审核结论。姓名、身份证号的变更,应在报告中明确高校对于申请变更信息的学生与录取时是否同属一人、有无冒名顶替情况的审核结论。经过我厅审核确认转学的,应当由转入学校联系转出学校及时在学籍库进行学籍异动。从2010届开始,我厅不再接收审核未注册学籍或者与已注册学籍数据不一致的学历注册数据。

4、严格按实际学籍状态进行学年注册

严格按实际学籍状态进行标注,对退学、开除学籍、取消学籍、死亡等形式已离校的学生做好学籍状态标注,坚决杜绝不核实学生实学籍状况就全部进行学年注册的做法,确保学籍库客观、真实、准确无误。

五、完善学历证书电子注册信息

为保证学历注册信息的完善和准确性,我省定于20091121120进行学历证书电子注册信息改错、补报工作,请各高校及时在教育部“学籍学历信息管理平台”下载已上网学历电子注册信息进行认真核对,在规定时间(时间安排见附件3)内到我厅高校学生处办理补报、改错手续。

六、加强网上信息查询和政策宣传

各高校要利用新生报到入学和学籍注册的有利时机,利用校园广播、新生入学教育、海报、校园网、班会等多种方式,做好学籍学历信息注册、查询和相关政策宣传,使学生能够明确了解合法的查询途径和方法,让全体师生和教职员工明确知道:凡未通过省级招生部门招生录取、没有进行新生学籍电子注册和学年电子注册的学生,将不能获得国家承认的学历文凭,不能进行学历证书电子注册;中国高等教育学生信息网(网址:http://www.chsi.com.cn)是我国高等教育新生学籍注册、在校生学年注册、毕业生学历证书注册及相关查询的唯一网站。各高校不得将学生的学籍学历信息注册到其它任何网站。新生学籍注册和在校生学年注册工作结束后,各高校要及时组织并督促本校所有在校生到中国高等教育学生信息网核查本人学籍信息。

七、按时完成各项工作,及时报送注册报告和统计表

教育部学籍学历管理平台的功能最近进行了升级和加强,各高校要督促学籍学历管理人员加强业务学习,在操作前认真仔细阅读平台上资料库中的《学籍学历信息管理平台操作指南》和《学籍学历信息管理平台故障排查手册》,严格按照平台的指南和手册进行操作。

普通本科、研究生新生电子注册工作应于116日前完成;专科新生学籍电子注册工作应于1120日前完成;普通本专科、研究生在校生学年电子注册工作统一于1120日前完成;重名重身份证号在校生清查应于1120日前完成,在校生学籍清查应于1120日前完成。请各高校按以上时段要求,向我厅报送普通本专科新生学籍注册统计表(附件5)、研究生新生学籍注册情况统计表(附件6)、重名重身份证号在校生清查情况统计表(附件7)和在校生学年电子注册统计表(附件8)。清查出冒名顶替情况的高校还应将清查情况和处理结果专题报告我厅并附详细情况。

 

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