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武汉大学成人教育(网络教育)毕业生成绩归档办法

 

关于印发武汉大学成人教育(网络教育)毕业生

成绩归档办法(暂行)的通知

武大继教函[2012]22

各办学学院(系):

现将《武汉大学成人教育(网络教育)毕业生成绩归档办法(暂行)》印发给你们,请遵照执行。

 

武汉大学继续教育学院

一二年六月十二日


 

武汉大学成人教育(网络教育)毕业生成绩归档办法(暂行)

为了进一步规范和加强我校成人(网络)教育毕业生成绩归档工作,确保成绩档案的真实性、严肃性,更好地为学生和社会服务,特制定本办法。

一、成绩档案的要求

1.成人教育和网络教育毕业生成绩档案包括电子和纸质档案两部分。其中电子档案主要由毕业生信息表构成;纸质档案由案卷盒、卷内目录、成绩表、备考表四部分构成。

2.成绩表应按统一格式和纸张A470g/m)制作,文字工整,印章清晰。不得有涂改和打印模糊的内容。

3.成绩表上要求标明的内容不得遗漏或覆盖。专业名称必须是国家教育部统一规范的名称,学号以我院招生注册后统一确定的学号为准,严禁使用非统一学号。

4.档案中规定的格式,内容等不得删减。

二、归档原则

1.毕业生电子信息以在教育部网上注册后名单为准。

2.成绩表的归类立卷和排序。同一专业、同一毕业时间、同一学习形式、同一层次(简称四个相同)的毕业生成绩表组成一卷,成绩表较多时可以分卷,每卷成绩表件数最多不超过350件。案卷题名后用(一)、(二)…表示,卷内成绩表按学号从小到大依次排列,每卷内序号都是123…顺序编排。

3.档号由继续教育学院根据当期毕业生专业、层次和成绩表件数统一制定。

三、归档程序

1.整理经教育部注册后完整无缺的毕业生数据。按专业、层次、学号由小到大顺序排列,核对本学院毕业生相关信息,完成毕业生电子信息表。

2.依据准确无误的毕业生电子信息,先行按归档原则的要求实行电子分卷。即是编制案卷目录。

3.根据案卷目录分卷的次序,编制卷内目录。依照卷内目录核对清点纸质成绩表。全部正确后,在成绩表上件号章中填写相应的档号内容。

4.完成相应的案卷封面、备考表的填写。

四、归档方法

(一)编制毕业生电子信息表

1.档号:由继续教育学院给定,档号编到文件级档号。如5-219-2012-JX1414-001-001,即第一卷成绩档案中第一件成绩表,以此类推

2.学号:成教生12(如201250221001),网教生13位(如1200330221001

3.姓名:学生姓名

4.性别:男或女

5.专业:以毕业时专业为准

6.学制:以录取确定的学制为准

7.学习形式:成人教育或网络教育

8.层次:专科或本科

9.毕业时间:以毕业证书时间为准

10.办学院系:填写学院全称

11.备注:异常情况说明

(二)编制案卷目录

1.序号:按案卷排列先后顺序填写

2.档号:全宗号+年度号+分类号+案卷号:如5-219-2012-JX1414-***

3.案卷题名:采用规范名称,严禁简化

其格式为:武汉大学**学院+**专业+**+学习形式+层次+毕业生成绩表

4.起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期,如2012.01.30-2012.1.30

5.件数:本卷成绩表总份数

6.密级:不填

7.保管期限:永久

8.备注:对本卷成绩表异常情况说明

(三)编制卷内目录。卷内目录逐行显示成绩表相关信息内容。

1.序号:按成绩表排列先后顺序填写

2.文件编号:不填

3.责任者:按培养学院填写

4.题名:即标题,格式为:**学院+**专业+**+**学习形式+**层次+毕业生***(学号:***+成绩表

5.日期:毕业成绩表上的时间;如2012.12012.7

6.页次:不填写

7.备注:对卷内成绩表异常情况进行说明

(四)填写卷内备考表

1.本卷情况说明:填写卷内成绩表的缺损、修改、补充等情况

2.立卷人:学院部门负责人签名

3.检查人:继续教育学院主管档案工作领导签名

(五)案卷盒的填写

1.毕业生成绩档案按照《武汉大学档案实体分类实施办法》一级类目的划分为教学,标示为教学拼音字母JX。二级类目继续教育为14,三级类目学籍为14,即JX1414

2.立卷单位:继续教育学院

其它内容填写参照案卷目录编制方法

五、移交:在学生毕业后,按学校规定的归档时间,将编制好的毕业生成绩档案进行移交。

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