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武汉大学成人教育(网络教育)学生个人档案管理规定

关于印发武汉大学成人教育(网络教育)学生个人

档案管理规定(暂行)的通知

武大继教函[2012]24

各办学学院(系):

现将《武汉大学成人教育(网络教育)学生个人档案管理规定(暂行)》印发给你们,请遵照执行。

 

武汉大学继续教育学院

一二年六月十六日

 


 

武汉大学成人教育(网络教育)学生个人档案管理规定(暂行)

学生个人档案,是学生在学校期间成长过程的原始记录,具有重要的历史价值。为了进一步规范成人教育(网络教育)学生学籍档案管理工作,提高我校成人教育(网络教育)学生档案管理水平,使档案管理工作规范化、制度化、科学化、信息化,充分发挥学生档案在日常教学、毕业、推荐就业等方面的重要作用,结合我校实际情况,特制定本规定。

一、管理规程

1.学生个人档案由继续教育学院组织指导建设,办学院系直接负责,教学站与中心配合组建与管理。

2.培养院系要由专人负责档案管理工作。档案管理员一般由学院正式职工担任或兼任,对档案工作具有高度的责任心和严格认真的态度。

3.档案的内容坚持实事求是的原则。档案内容必须确保真实、准确、完整、如实记录学生在学习期间的成长过程。

4.档案安全管理。档案存放场所要经常做好防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等,不准存放易燃易爆物品和食物。

二、学生档案材料的内容:

1.考生基本信息(含招生考试成绩)、录取通知书

2.入学登记表

3.毕业生成绩表

4.学籍信息表(学籍卡、含异动审批表)

5.党团组织档案

6.毕业生登记表(含操行评定)

7.奖惩记录

8.入学资格和身份证明(复印件)、兵役、中学学籍等档案材料

三、档案材料的收集与管理

1.新生入学时即开始组建学生档案。专(兼)职档案员指导学生填写相关表格,负责档案材料的收集、整理、审核、归档、密封。

2.学生个人档案必须按专业、分年级放入专门的档案柜中归类管理。并经常检查核实,做到及时、准确、规范、避免丢失。

3.档案材料纸张规格应大小一致,一般以A470g/m)纸张规格用纸或以学籍等部门制表规格样本为准,以便档案的保管及转递密封。档案材料必须用黑色墨水书写,得用圆珠笔、铅笔、红色墨水书写或复写纸复写。应该手工填写的内容不得打印或粘贴,不得使用复印件代替原件存档。

4.档案材料应完整齐全,文字清楚,内容真实,个人签字工整,印章清晰。整理过程中应认真复核、鉴别。发现不符合要求或漏归的材料,应及时补充更正。

5.档案借阅一般只在档案室内查阅,如需借出,需经领导批准并办理借阅登记手续,并按时收回。

四、档案传递、查询、补充

1.学生档案的传递必须准确、及时、完整、安全、保密。不得私自拆封或损毁。档案传递要做好登记,并留存记录。

2.查询或补办档案材料内容,需要个人提出申请,说明理由,经所在学院签署意见后由院系专(兼)档案员负责办理。学籍部门不受理学生个人办理档案。

五、其它档案材料的处理

1.因不能注册、退学、开除等学生档案及时密封交学生本人保管或移交到与学生相关的部门;

2.遗留或多余的档案材料登记后,投递到用人单位或学生本人。不能投递的按规定销毁。

六、本办法自发布之日起执行,由继续教育学院负责解释。

 

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