武汉大学成人教育（网络教育）毕业生成绩归档办法（暂行）

为了进一步规范和加强我校成人（网络）教育毕业生成绩归档工作，确保成绩档案的真实性、严肃性，更好地为学生和社会服务，特制定本办法。

一、成绩档案的要求

1．成人教育和网络教育毕业生成绩档案包括电子和纸质档案两部分。其中电子档案主要由毕业生信息表构成；纸质档案由案卷盒、卷内目录、成绩表、备考表四部分构成。

2．成绩表应按统一格式和纸张A4（70g/m）制作，文字工整，印章清晰。不得有涂改和打印模糊的内容。

3．成绩表上要求标明的内容不得遗漏或覆盖。专业名称必须是国家教育部统一规范的名称，学号以我院招生注册后统一确定的学号为准，严禁使用非统一学号。

4．档案中规定的格式，内容等不得删减。

二、归档原则

1．毕业生电子信息以在教育部网上注册后名单为准。

2．成绩表的归类立卷和排序。同一专业、同一毕业时间、同一学习形式、同一层次（简称四个相同）的毕业生成绩表组成一卷，成绩表较多时可以分卷，每卷成绩表件数最多不超过350件。案卷题名后用（一）、（二）…表示，卷内成绩表按学号从小到大依次排列，每卷内序号都是1、2、3…顺序编排。

3．档号由继续教育学院根据当期毕业生专业、层次和成绩表件数统一制定。

三、归档程序

1．整理经教育部注册后完整无缺的毕业生数据。按专业、层次、学号由小到大顺序排列，核对本学院毕业生相关信息，完成毕业生电子信息表。

2．依据准确无误的毕业生电子信息，先行按归档原则的要求实行电子分卷。即是编制案卷目录。

3．根据案卷目录分卷的次序，编制卷内目录。依照卷内目录核对清点纸质成绩表。全部正确后，在成绩表上件号章中填写相应的档号内容。

4．完成相应的案卷封面、备考表的填写。

四、归档方法

（一）编制毕业生电子信息表

1．档号：由继续教育学院给定，档号编到文件级档号。如5-219-2012-JX1414-001-001，即第一卷成绩档案中第一件成绩表，以此类推

2．学号：成教生12位（如201250221001），网教生13位（如1200330221001）

3．姓名：学生姓名

4．性别：男或女

5．专业：以毕业时专业为准

6．学制：以录取确定的学制为准

7．学习形式：成人教育或网络教育

8．层次：专科或本科

9．毕业时间：以毕业证书时间为准

10．办学院系：填写学院全称

11．备注：异常情况说明

（二）编制案卷目录

1．序号：按案卷排列先后顺序填写

2．档号：全宗号+年度号+分类号+案卷号：如5-219-2012-JX1414-***

3．案卷题名：采用规范名称，严禁简化

其格式为：武汉大学**学院+**专业+**年+学习形式+层次+毕业生成绩表

4．起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期，如2012.01.30-2012.1.30

5．件数：本卷成绩表总份数

6．密级：不填

7．保管期限：永久

8．备注：对本卷成绩表异常情况说明

（三）编制卷内目录。卷内目录逐行显示成绩表相关信息内容。

1．序号：按成绩表排列先后顺序填写

2．文件编号：不填

3．责任者：按培养学院填写

4．题名：即标题，格式为：**学院+**专业+**届+**学习形式+**层次+毕业生***（学号：***）+成绩表

5．日期：毕业成绩表上的时间；如2012.1或2012.7

6．页次：不填写

7．备注：对卷内成绩表异常情况进行说明

（四）填写卷内备考表

1．本卷情况说明：填写卷内成绩表的缺损、修改、补充等情况

2．立卷人：学院部门负责人签名

3．检查人：继续教育学院主管档案工作领导签名

（五）案卷盒的填写

1．毕业生成绩档案按照《武汉大学档案实体分类实施办法》一级类目的划分为教学，标示为教学拼音字母JX。二级类目继续教育为14，三级类目学籍为14，即JX1414

2．立卷单位：继续教育学院

其它内容填写参照案卷目录编制方法

五、移交：在学生毕业后，按学校规定的归档时间，将编制好的毕业生成绩档案进行移交。